Дефектная (дефектовочная) ведомость: образцы на ремонт оборудования и списание

Какая дефектная ведомость вам нужна

Название одно, задачи разные. Ведомость перед капитальным ремонтом насоса, обоснование списания сгоревшего электродвигателя и акт о дефектах, найденных при пусконаладке нового станка, составляют разные люди и по разным правилам.

Ремонт зданий, помещений и автотранспорта здесь не рассматриваем: там ведомость служит основой сметы или заказ-наряда и устроена иначе.

Дефектная, дефектовочная или ведомость дефектов — как правильно

Все три названия обозначают один документ и все три правильные.

• Дефектная ведомость — самый распространённый вариант: так документ называют в бухгалтерии, в договорах подряда и в большинстве положений о ремонте.
• Дефектовочная ведомость — от слова «дефектовка». В словаре Ефремовой дефектовка — «установление дефектов изделия, механизма, машины и т. п., оценка их годности». Прилагательное «дефектовочный» есть в Русском орфографическом словаре РАН. Этот вариант подчёркивает, что ведомость составлена по результатам дефектовки — осмотра, разборки и замеров.
• Ведомость дефектов — формулировка ГОСТ Р 71240-2024.
• «Деффектная ведомость» — ошибка. «Дефект» пишется с одной «ф»: от латинского defectus — недостаток.

На некоторых предприятиях договариваются разделять: дефектная — предварительная, по осмотру и диагностике, дефектовочная — уточнённая, после разборки. Это внутреннее правило, нормы на такое разделение нет. В бланке inner.su стадия отмечается галочкой, название одно.

Что такое дефектная ведомость и для чего она нужна

Дефектная ведомость — документ, в котором фиксируют неисправности оборудования или другого имущества, их причины и решение по каждой: деталь годна, требует ремонта или замены, а объект целиком — ремонтировать или списать.

• Перед ремонтом ведомость отвечает на вопросы: что именно ремонтировать, какие запчасти заказать, сколько нормо-часов и дней простоя заложить, во что обойдётся ремонт. По ней формируют заявку на закупку или заказ подрядчику, а после ремонта проверяют, что сделано всё запланированное.
• Перед списанием ведомость доказывает, что объект не может приносить организации экономические выгоды: дефекты неустранимы или их устранение дороже нового аналога.

Статус. Минфин России в письме от 14.01.2019 № 02-07-10/868 разъяснил: унифицированная форма дефектной ведомости не установлена, на практике её используют для оформления предполагаемых объёмов работ по ремонту при планировании закупок. Первичным учётным документом она не является, но может быть приложением к первичному документу, которым оформлены фактически произведённые работы по ремонту.

Письмо подготовлено для организаций госсектора. Коммерческие организации на практике рассуждают так же и распространяют эту логику на списание: факт подтверждает акт — о выполненном ремонте, о приёмке из ремонта, о списании, — а ведомость служит его обоснованием.

Налоги. Расходы на ремонт должны быть экономически оправданы и документально подтверждены (ст. 252 НК РФ). Ведомость показывает, почему ремонт понадобился и почему в нём именно эти работы и запчасти, — поэтому бухгалтерия и просит приложить её к акту.

Дефектная ведомость на ремонт оборудования

На предприятии с планово-предупредительным ремонтом ведомость проходит несколько стадий:

1. Основание. Ремонт по графику ППР, заявка после отказа или аварии, результаты диагностики.
2. Диагностика до разборки — предварительная ведомость. Вибрация, температура узлов, шум, утечки, замеры доступных параметров. По ней заранее заказывают запчасти с долгим сроком поставки и планируют простой.
3. Разборка и дефектация — уточнённая ведомость. Детали осматривают и измеряют, сравнивают с допусками из документации изготовителя или ремонтной документации.
4. Решение по каждой детали: годна без ремонта, ремонт, замена.
5. Запчасти, трудоёмкость, стоимость. Ведомость утверждают и по ней формируют заявку на закупку или заказ подрядчику.
6. Ремонт, испытания, приёмка. Проверки выполняют по требованиям из ведомости, результаты заносят в протокол испытаний, ремонт принимают актом — ОС-3 или по форме организации.

Что говорит ГОСТ Р 71240-2024. Стандарт о техническом обслуживании и ремонте металлорежущих станков по техническому состоянию (утверждён приказом Росстандарта от 05.02.2024 № 199-ст, действует с 01.03.2024) прямо связывает ведомость с диагностикой и стоимостью. По п. 5.2.3 на основании результатов диагностики «составляют ведомость дефектов», а «на основании ведомости дефектов определяют стоимость ремонтов». По п. 6.7.2 итогом инструментального контроля станка перед ремонтом является «ведомость дефектов, составленная по результатам диагностики, с рекомендациями по устранению выявленных дефектов и с перечнем деталей и комплектующих изделий, необходимых для ремонта».

Стандарт написан для станков, но его состав — дефекты по результатам контроля, рекомендации по устранению, перечень деталей — подходит для ведомости на ремонт любого оборудования.

Графы — с опорой на ГОСТ 2.602-2013. В руководстве по ремонту требования на дефектацию рекомендуется излагать по форме «Карта дефектации и ремонта» (п. 7.1.5.5, рисунок 1). Её графы: обозначение, возможный дефект, метод установления дефекта, средство измерений, заключение и рекомендуемые методы ремонта, требования после ремонта. Для составных частей изделия указывают параметры, при которых они не подлежат ремонту или могут не подвергаться ремонту, а также при которых изделие и его составные части выпускают из ремонта (п. 7.1.5.4, перечисление г). Отсюда в бланке графы «средство измерений», «заключение» и раздел о требованиях к приёмке; графа «фактически» добавлена для записи замеров.

Образец заполнения дефектной ведомости на ремонт: консольный насос

Центробежный консольный насос типа К, ремонт по графику ППР, уточнённая ведомость после разборки. До разборки виброскорость на подшипниковом узле со стороны муфты — 7,8 мм/с при допустимой 4,5 мм/с. Значения условные — допуски берите из руководства по эксплуатации вашего насоса.

Причина: работа с недостаточным кавитационным запасом на входе (завышена высота всасывания, засорена приёмная сетка) и расцентровка агрегата. Если не устранить причину кавитации и не выставить центровку, новое колесо, подшипники и втулки муфты выйдут из строя так же. Требования к приёмке: центровка по допускам изготовителя, обкатка, вибрация и температура подшипниковых узлов в пределах нормы, утечка через уплотнение не более допустимой.

Дефектная ведомость на списание основных средств и материальных ценностей

Когда объект нельзя или невыгодно восстанавливать, ведомость становится обоснованием списания. Решение, как правило, принимает комиссия, назначенная приказом руководителя; ведомость показывает, на чём основан её вывод.

Бухгалтерский учёт. По п. 40 ФСБУ 6/2020 объект, который выбывает или не способен приносить организации экономические выгоды в будущем, списывается. Списание обусловливается, например, «прекращением использования этого объекта вследствие его физического или морального износа при отсутствии перспектив продажи или возобновления использования» (подп. «а»), утратой, пожаром, аварией (подп. «в»), истечением нормативно допустимых сроков или других предельных параметров эксплуатации, в результате чего использование объекта становится невозможным (подп. «г»). Списывают в том отчётном периоде, в котором объект выбывает или становится неспособным приносить экономические выгоды (п. 41). Организации бюджетной сферы стандарт не применяют (п. 2).

Чем отличается от ремонтной. Главное в ведомости на списание — не перечень работ, а доказательство, что восстановление невозможно или нецелесообразно. Поэтому в бланке есть:

• история ремонтов и отказов — объект уже ремонтировали, отказы повторяются;
• техническое состояние с оценкой устранимости каждого дефекта;
• сравнение стоимости восстановительного ремонта с ценой нового аналога — с источником цены и датой;
• детали и материалы от разборки: что оприходовать, что сдать в лом, что утилизировать.

Акт о списании. Сама ведомость объект не списывает — списание оформляют актом. Коммерческие организации применяют ОС-4 (ОС-4а — для автотранспорта, ОС-4б — для группы объектов, кроме автотранспорта) или собственную форму. По указаниям Госкомстата акты составляют в двух экземплярах, подписывают члены комиссии, назначенной руководителем организации, утверждает руководитель или уполномоченное им лицо.

Налог на прибыль. Расходы на ликвидацию выводимых из эксплуатации основных средств, включая суммы недоначисленной амортизации, относят к внереализационным расходам (подп. 8 п. 1 ст. 265 НК РФ). Это касается объектов, по которым амортизацию начисляют линейным методом; при нелинейном методе действует порядок п. 13 ст. 259.2 НК РФ (письмо Минфина России от 07.11.2024 № 03-03-06/1/109417). Материалы и детали, полученные при разборке, включают во внереализационные доходы (п. 13 ст. 250 НК РФ) — поэтому раздел о деталях от разборки в бланке не формальность.

Материальные ценности — запчасти, инструмент, инвентарь — списывают актом по форме, утверждённой учётной политикой. Ведомость на них заполняют так же, без раздела об амортизации и остаточной стоимости.

Госучреждения оформляют списание по формам приказа Минфина России № 61н: 0510440 «Решение о прекращении признания активами объектов нефинансовых активов», 0510454 «Акт о списании объектов нефинансовых активов (кроме транспортных средств)», 0510456 — для транспортного средства, 0510460 — для материальных запасов. Формы дефектной ведомости в приказе нет; ведомость прикладывают как обоснование решения комиссии.

Образец дефектной ведомости на списание: электродвигатель

Асинхронный электродвигатель АИР100S4, отказ после перегрева. Значения условные.

Оценка: перемотка, восстановление щитов, вала и корпуса — около 70 % цены нового двигателя по коммерческому предложению поставщика, при этом гарантия ремонтной организации короче, чем на новый двигатель. Заключение комиссии: восстановление экономически нецелесообразно, рекомендуется списать. Детали от разборки: вентилятор, кожух и клеммную коробку оприходовать как запчасти, медь обмотки сдать в лом цветных металлов.

ОС-16, ОС-3, ОС-4 и дефектная ведомость: чем отличаются

Выражение «акт дефектной ведомости» смешивает два разных документа. Ведомость фиксирует дефекты и предлагает решение; акт подтверждает факт — приёмку из ремонта или списание. Для дефектов нового оборудования есть отдельный акт — ОС-16.

В шапке ОС-16 — заказчик, изготовитель, поставщик, грузоотправитель, перевозчик и монтажная организация: форма рассчитана на участие сторонних организаций. Для планового ремонта оборудования, которое уже работает на предприятии, подходит дефектная ведомость.

Унифицированные формы Госкомстата для коммерческих организаций не обязательны: формы первичных учётных документов определяет руководитель по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учёта (ч. 4 ст. 9 Федерального закона № 402-ФЗ; информация Минфина России № ПЗ-10/2012). ОС-3, ОС-4 и ОС-16 по-прежнему применяют как готовые образцы.

Как составить дефектную ведомость

1. Определите составителей. Для ремонта — механик, энергетик, мастер участка; для сложного оборудования — группа специалистов. ГОСТ Р 71240-2024 (п. 6.4) для комплексной диагностики станка предусматривает группу экспертов — механик, гидравлик, электрик, специалист по ЧПУ, — утверждаемую приказом по предприятию. Для списания — как правило, комиссия, назначенная приказом руководителя.
2. Идентифицируйте объект. Наименование, модель, инвентарный и заводской номера, место установки, наработка с последнего ремонта. Для списания добавьте дату принятия к учёту, срок полезного использования и материально ответственное лицо.
3. Отметьте стадию и основание. Предварительная или уточнённая; график ППР, отказ или диагностика; вид ремонта.
4. Проведите осмотр и измерения. Запишите методы и средства измерений — от щупа и микрометра до виброметра и мегаомметра.
5. Заполните таблицу дефектов. По каждой детали — дефект, норма, фактическое значение, заключение и способ устранения. Дефект описывайте измеримо: «зазор 0,9 мм при норме 0,3–0,4 мм», а не «изношено».
6. Укажите причину. Износ, нарушение режима, дефект смазки, расцентровка, загрязнение среды — то, что нужно устранить, чтобы отказ не повторился.
7. Сведите запчасти, трудоёмкость, стоимость и простой. Для списания — сравните стоимость восстановления с ценой нового аналога.
8. Подпишите и утвердите. Если после разборки нашлись новые дефекты — составьте уточнённую ведомость или дополнение и утвердите тем же порядком.

Как выглядит заполненная дефектная ведомость, показывают образцы выше: насос на ремонт и электродвигатель на списание.

Кто составляет, подписывает и утверждает дефектную ведомость

Конкретных должностей закон не называет. Их закрепляют в положении о техническом обслуживании и ремонте, учётной политике или приказе. Типичное распределение:

Типичные ошибки

• «Неисправен», «требует ремонта» без чисел. Нужны фактическое значение и норма, иначе объём работ не проверить.
• Нет значения по документации. Замер без допуска ничего не доказывает: 0,9 мм — много или мало, решает норма.
• Всё под замену. Без оценки «годна / ремонт» закупка раздувается, а ведомость вызывает вопросы у бухгалтерии и проверяющих.
• Не указана причина. Заменили подшипник, не устранили расцентровку — через месяц снова ремонт.
• Трудоёмкость одной цифрой. Разбивка по дефектам показывает, откуда взялись нормо-часы, и защищает от споров с подрядчиком.
• Ведомость пишут после ремонта. Она нужна до ремонта — чтобы заказать запчасти и спланировать простой. После разборки её уточняют, а не составляют заново задним числом.
• Нет требований к приёмке. Ремонт нечем проверить, протокол испытаний пишут по памяти.
• При списании нет цены нового аналога. Вывод «ремонт нецелесообразен» без сравнения — мнение, а не обоснование.
• Путают с ОС-16. Акт о выявленных дефектах оборудования — для дефектов, выявленных при монтаже, наладке, испытании или по результатам контроля, с участием монтажной организации и изготовителя, а не для планового ремонта.

Вопросы и ответы

Что такое дефектная ведомость?

Документ, в котором фиксируют неисправности оборудования или другого имущества, их причины и решение по каждой: деталь годна, требует ремонта или замены, объект ремонтировать или списать. Перед ремонтом ведомость определяет объём работ, запчасти, трудоёмкость и стоимость, перед списанием — обосновывает вывод комиссии.

Как правильно: дефектная или дефектовочная ведомость?

Оба варианта правильные и обозначают один документ. «Дефектная» встречается чаще, «дефектовочная» образована от слова «дефектовка» и есть в Русском орфографическом словаре РАН. В ГОСТ Р 71240-2024 документ назван «ведомость дефектов». Написание «деффектная» — ошибка.

Есть ли утверждённая форма и ГОСТ на дефектную ведомость?

Унифицированной формы нет, единого ГОСТа на неё тоже. Форму утверждает организация. На что опереться: ГОСТ Р 71240-2024 для металлорежущих станков определяет, на основании чего составляют ведомость дефектов и что в неё входит (пп. 5.2.3, 6.7.2), ГОСТ 2.602-2013 — графы карты дефектации и ремонта в руководстве по ремонту.

Кто составляет дефектную ведомость?

На ремонт — механик, энергетик, мастер или специалисты службы главного механика; при ремонте подрядчиком — представители заказчика и подрядчика вместе. На списание — как правило, комиссия, назначенная приказом руководителя. Конкретные должности закрепляют в положении о ремонте или приказе.

Кто подписывает и утверждает дефектную ведомость?

Подписывают составители или члены комиссии, ведомость на ремонт обычно согласует начальник цеха. Утверждает руководитель организации или уполномоченное им лицо — чаще главный инженер или главный механик.

Является ли дефектная ведомость первичным документом?

Нет. По разъяснению Минфина России (письмо от 14.01.2019 № 02-07-10/868) ведомость оформляет предполагаемые объёмы работ по ремонту при планировании закупок и первичным документом не является. Она может быть приложением к первичному документу, которым оформлены фактически произведённые работы по ремонту. При списании ведомость по той же логике служит обоснованием к акту о списании.

Чем дефектная ведомость отличается от акта ОС-16?

ОС-16 — унифицированный акт о дефектах оборудования, выявленных при монтаже, наладке или испытании, а также по результатам контроля; его подписывают представители заказчика, монтажной организации и изготовителя. Дефектная ведомость — внутренний документ организации для ремонта или списания оборудования.

Нужна ли дефектная ведомость для списания основного средства?

Закон её прямо не требует, но решение о списании — обычно его принимает комиссия — нужно обосновать: почему объект не способен приносить экономические выгоды (п. 40 ФСБУ 6/2020). Ведомость с замерами и сравнением стоимости ремонта с ценой нового аналога — такое обоснование; на её основании оформляют акт о списании.

Что делать, если после разборки нашли новые дефекты?

Составить уточнённую ведомость или дополнение к предварительной и утвердить тем же порядком. Предварительная ведомость пишется до разборки и скрытые дефекты учесть не может — поэтому в бланке есть отметка стадии.

Скачать бланк и образец дефектной ведомости

Два бланка на листах A4, поля по ГОСТ Р 7.0.97, шрифт Times New Roman. Каждый — в Word для заполнения на компьютере и в PDF для заполнения от руки. Образцы заполнения — в разделах на ремонт и на списание.

• Дефектная ведомость на ремонт оборудования в Word (DOCX) — альбомный лист: стадия, вид ремонта и основание, таблица дефектов «норма — фактически — средство измерений — годна / ремонт / замена», причина, требования к приёмке, запчасти с наличием на складе, трудоёмкость и стоимость; то же в PDF
• Дефектная ведомость на списание основного средства и материальных ценностей в Word (DOCX) — история ремонтов, техническое состояние с оценкой устранимости, сравнение стоимости ремонта с новым аналогом, заключение комиссии, детали от разборки; то же в PDF
• Эта страница в PDF — с образцами заполнения и сравнением с ОС-16, ОС-3, ОС-4: Страница в PDF